Het versturen en ontvangen van mail is een van de dagelijkse activiteiten die nu eenmaal bij mijn werkzaamheden horen. Afgelopen tijd heb ik me eens wat meer verdiept in mijn mail-programma (outlook) en mijn mail-attitude. Ik deel graag mijn ervaringen met je.
Mail frequentie
Momenteel heb ik 5 actieve mailadressen waar ik al dan niet dagelijks gebruik van maak. Op het ene adres komen wat meer mailtjes binnen dan op het andere adres en de mailtjes verschillen sterk van inhoud. Voor nieuwsbrieven en online toepassingen heb ik een speciaal mail-adres. Hier komt zelden tot nooit belangrijke mail op binnen. Ik bekijk deze box 1x per week en verwijder mail zo snel mogelijk.
Voor mijn privé zaken heb ik ook een mailbox, via dit mailadres is ook weinig correspondentie, de meeste mensen zie ik live of heb ik aan de telefoon. Zaken zoals verzekeringen, bankzaken, tandartsafspraak-bevestigingen en communicatie vanuit de sportclub verlopen via dit adres. Deze mailbox check ik dagelijks, 'bewaar'-mail met bijlagen stop ik in verschillende mappen.
Als ZZP-er heb ik natuurlijk ook mijn werk-mail, communicatie met verschillende opdrachtgevers gaat in hun eigen mapje, zowel de inkomende mail als de verzonden items. Op deze manier heb ik alles bij de hand wanneer ik telefonisch overleg heb of concreet met de opdracht aan de slag ben.
Momenteel ben ik aan de slag bij het ROC van Amsterdam als iCoach in Hilversum, ook daar heb ik een mailbox waar dagelijks veel mail op binnenkomt. Niet alle mail is voor mij relevant, die scan ik en verwijder ik meteen. Ik heb voor het lezen en verwerken van mijn mail 3 momenten per dag gepland. Meldingen staan dus ook uit voor mijn mail. Voor de verschillende teams waar ik mee aan de slag ben, heb ik een mapje gemaakt. Past een mail niet in een van de mapjes dan gaat die meteen weg. Op deze manier houd ik mijn mailbox zo overzichtelijk mogelijk.
De laatste mailbox hoort bij mijn icloud-account maar daar correspondeer ik eigenlijk niet mee.
Voor mijn privé zaken heb ik ook een mailbox, via dit mailadres is ook weinig correspondentie, de meeste mensen zie ik live of heb ik aan de telefoon. Zaken zoals verzekeringen, bankzaken, tandartsafspraak-bevestigingen en communicatie vanuit de sportclub verlopen via dit adres. Deze mailbox check ik dagelijks, 'bewaar'-mail met bijlagen stop ik in verschillende mappen.
Als ZZP-er heb ik natuurlijk ook mijn werk-mail, communicatie met verschillende opdrachtgevers gaat in hun eigen mapje, zowel de inkomende mail als de verzonden items. Op deze manier heb ik alles bij de hand wanneer ik telefonisch overleg heb of concreet met de opdracht aan de slag ben.
Momenteel ben ik aan de slag bij het ROC van Amsterdam als iCoach in Hilversum, ook daar heb ik een mailbox waar dagelijks veel mail op binnenkomt. Niet alle mail is voor mij relevant, die scan ik en verwijder ik meteen. Ik heb voor het lezen en verwerken van mijn mail 3 momenten per dag gepland. Meldingen staan dus ook uit voor mijn mail. Voor de verschillende teams waar ik mee aan de slag ben, heb ik een mapje gemaakt. Past een mail niet in een van de mapjes dan gaat die meteen weg. Op deze manier houd ik mijn mailbox zo overzichtelijk mogelijk.
De laatste mailbox hoort bij mijn icloud-account maar daar correspondeer ik eigenlijk niet mee.
Tips en adviezen van anderen
Op Twitter vroeg ik naar tips en adviezen over het gebruik van mail en daar werd massaal op gereageerd:
- Er zijn weinig mensen waar afspraken gemaakt zijn op school over het gebruiken van mail als communicatie middel. Of je wel of niet mailt op je niet werkdagen/het weekend/de vakantie/de avond is eigen keuze.
- Veel mensen maken gebruik van de mogelijkheid om mail op een later tijdstip te versturen. Een functionaliteit die steeds meer gewoon wordt binnen de meeste mailprogramma's. Je moet hem alleen wel even weten te vinden. In dit filmpje zie je hoe het in outlook werkt.
- Niet iedereen heeft de notificaties uit staan, er zijn er die foto's sturen met een rood label en het aantal ongelezen mail-berichten. Ik zou het er Spaans benauwd van krijgen.
- Sommige mensen maken gebruik van 'regels' om hun inbox overzichtelijk te houden. Ook een fijne manier als je weet hoe het werkt. Zie hier voor Outlook en Gmail.
- Maak gebruik van BCC maar laat dan wel weten wie de mail allemaal ontvangen heeft.
- Verstuur je een bijlage, voeg die dan als eerste toe en vul daarna pas mailadressen en de inhoud van je mail.
- Maak helder waar de mail over gaat en wat het doel is.
- Maak gebruik van een auto-reply tijdens de vakantie en dan ook alleen maar naar externe, je interne collega's weten dat je vakantie hebt, of hebben het zelf ook.
- Maak gebruik van een actie-map of verplaats mails direct naar je takenlijst.
- Alles wat je binnen 2 minuten kunt doen, meteen doen!
- Maak gebruik van de zoekfunctie.
- Maak gebruik van 'vlaggetjes' om mails op te kunnen volgen. Of zet een mailtje 'vast' bovenaan je mailbox.
Samen
Communiceren met je collega's doe je samen, dat wil ook zeggen dat je afspraken moet maken met elkaar over bereikbaarheid en manieren van communiceren. Gebruik je mail, Teams of heb je ook nog een whatsapp-groep? Hoe meer middelen er zijn om te communiceren hoe onoverzichtelijk het is. En als we iets niet willen is het onoverzichtelijke werkzaamheden, die kosten namelijk best veel tijd!
Meer lezen:
Karin Winters schreef ooit voor Stichting Leerkracht al over mail-mores omdat het goed is om met elkaar afspraken te maken over het gebruik van mail.
Kim Spinder schreef het boek We quit mail voor als je echt drastisch aan de slag wil. Je kunt ook aan de slag met een mail-dieet.
Heb jij nog andere fantastische tips? Deel die dan vooral hieronder!
Kim Spinder schreef het boek We quit mail voor als je echt drastisch aan de slag wil. Je kunt ook aan de slag met een mail-dieet.
Heb jij nog andere fantastische tips? Deel die dan vooral hieronder!
